La fonctionnalité « Tâches » de Field Maps permet d’assigner précisément des missions aux équipes terrain, en indiquant quoi faire, où aller et comment documenter l’action. Elle structure ainsi les workflows : inspection, installation, contrôle, navigation ou mise à jour d’objets. Elle offre enfin au superviseur un suivi en temps réel de l’avancement, tout en s’intégrant facilement aux outils métiers ou automatisations existantes. Ce pas-à-pas imaginé autour d’une intervention sur un réseau d’eau va vous permettre d’apprendre à créer, attribuer, exécuter et suivre des tâches terrain de bout en bout dans l’environnement ArcGIS.
Pas-à-Pas réalisé par Valentine Jacob, en partenariat avec le blog arcOrama.fr
Pas-à-Pas réalisé par Valentine Jacob, en partenariat avec le blog arcOrama.fr
1 - La première étape consiste à activer les tâches sur la couche d’intervention. Cela se passe dans le Field Maps Designer sur votre portail ArcGIS Online (ou Enterprise à partir de la version 12.0). Ouvrez votre carte web contenant les données, comme ici celles du réseau de Meudon. Vous devez désigner une couche qui recevra les tâches, ou bien choisir de créer une nouvelle couche qui portera les tâches. Les tâches ne peuvent être activées que sur une seule couche par carte. Dans l’onglet Tâches, cliquez simplement sur « Activer les tâches ».
2 - En activant les tâches, Field Maps ajoute automatiquement 7 champs à votre couche. Ces champs sont le moteur du système. Trois d’entre eux sont fondamentaux et non supprimables : « esritask_type » (Type) qui précise la nature de l’intervention, « esritask_status » (Statut) qui indique où en est la tâche (Non attribué, Attribué, En cours, Terminé) et « esritask_assignee » (Responsable) qui dit qui doit réaliser le travail. Ces trois champs sont stockés sous forme d’entiers, dans un souci d’optimisation du stockage. Tous peuvent être renommés au niveau de l’étiquette pour que leur sens soit clair pour l’utilisateur final.
3 - Il faut ensuite configurer les valeurs de base, c’est-à-dire les paramètres des tâches. Pour que le système soit efficace, nous devons définir nos listes de valeurs. Dans l’onglet « Tâches », cliquez sur « Paramètres des tâches » et « modifier les valeurs de la tâche ». Toutes ces valeurs peuvent-être importées de données externes sous forme de tables. Vous pouvez créer les types d’interventions sur le réseau d’eau de la ville tels que « Réparation de fuite », « Contrôle bouche à incendie », ou « Remplacement de vanne ». Vous pouvez également définir les priorités pour définir les niveaux d’urgence (« Critique », « Haute », « Moyenne », « Basse »). Les valeurs par défaut pour le statut peuvent être conservées (« Non attribué », « Attribué », « En cours », « Terminé »), mais vous pourriez en ajouter pour exprimer que des tâches sont en suspens « En attente de pièces ».
4 - Toujours dans les « Paramètres des tâches », allez sur « Responsable ». C’est ici que vous allez lier le système à vos équipes. Plutôt que de saisir les noms manuellement, le plus simple est de cliquer sur « Sélectionner » dans l’organisation et de choisir le groupe ArcGIS, par exemple ici celui qui contient vos techniciens du service des eaux de Meudon. Cela garantit que la liste d’attribution est toujours à jour.
5 - Vous pouvez ensuite personnaliser les mises en page, c’est-à-dire les « États » des tâches. Les Mises en page correspondent aux différents statuts de vos tâches. Par défaut, vous en avez quatre : « Non attribué », « Attribué », « En cours » et « Terminé ». Voyez cela comme un tableau Kanban. Vous pouvez configurer ce que le technicien voit et peut faire à chaque étape.
6 - Créer ensuite des actions du technicien, ce sont les boutons interactifs que le technicien utilisera sur son mobile. Les actions permettent de changer le statut ou d’effectuer une action. Par exemple, sur la mise en page « Non attribué », nous pouvons créer un bouton « Prendre en charge ». Cette action, lorsqu’elle est cliquée, va automatiquement changer le Statut de « Non attribué » à « Attribué » et remplir le champ « Responsable » avec le nom de l’utilisateur actuellement connecté.
7 - Pour aider les agents de terrain à s’organiser, il faut maintenant créer des filtres. Dans les « Paramètres des tâches », allez dans « Filtres des tâches ». Par défaut vous avez quelques filtres qui existent déjà. Vous pouvez aussi créer un filtre « Interventions critiques » qui affiche uniquement les tâches dont la priorité vaut 4 (critique). Il serait également possible de créer un filtre « Mes tâches terminées » pour le suivi. Ces filtres apparaîtront directement dans l’application mobile de l’équipe.
8 - Dans notre cas, il est possible qu’un résident ou un autre agent municipal signale une fuite. Le responsable au bureau crée une nouvelle tâche, côté bureau, au travers d’un Experience Builder ou du WebEditor. Il place un point à l’adresse indiquée, choisit le Type (« Réparation de fuite »), la Priorité sur (« Critique ») et assigne la tâche au Responsable.
9 - L’utilisateur reçoit instantanément une notification push sur son Smartphone. Il ouvre la notification, qui l’amène directement sur la tâche dans Field Maps. Il voit la localisation, la priorité et la description. Il peut cliquer sur « Itinéraire » pour que l’application calcule le trajet le plus rapide. Une fois sur place l’utilisateur appuie sur le bouton « Démarrer » et le statut passe à « En cours ». Une fois la conduite réparée, il utilise l’application pour documenter son travail : il appuie sur « Ajouter une pièce jointe » et prend une photo de la réparation effectuée. Son travail fini, il appuie sur le bouton « Terminer ». La tâche passe au statut « Terminé » et disparaît de sa liste de tâches actives.
10 - Au bureau, le responsable peut suivre en temps réel l’évolution des tâches de « En cours » à « Terminé » sur ses applications de suivi de type Dashboard ou Experience Builder. Il peut cliquer sur la tâche, voir la photo de la réparation et même classer l’intervention.